Zeg je dat je in de eventsector werkt, dan krijg je steevast dezelfde reactie: “Oh leuk, dus je organiseert feestjes!” Was het maar zo simpel. Achter elk geslaagd event zit een sterk staaltje strategie, planning, creativiteit én keihard werk.
Onze job gaat véél verder dan alleen maar feestjes organiseren. Als projectmanagers zijn we adviseurs, planners, probleemoplossers en creatieve geesten in één. We zorgen ervoor dat onze klanten zich nergens zorgen over hoeven te maken. Ontzorgen is ons sleutelwoord, en dat nemen we letterlijk.
ELKE BRIEFING IS ANDERS, ELKE AANPAK UNIEK
Geen enkel project start hetzelfde. Sommige klanten komen bij ons aankloppen met een kant-en-klare briefing, anderen met een vaag idee of een gevoel. In beide gevallen luisteren we eerst goed, halen de essentie uit hun verhaal en starten daarna ons creatief denkproces. We zoeken naar de juiste insteek om hun visie tot leven te brengen, mét een stevige dosis Whisk magic.
We gieten ons concept in een visuele presentatie met een transparant budget, zodat de klant perfect weet wat hij mag verwachten. Elk voorstel stemmen we af op de wensen, doelen en het DNA van de klant.
Ons concept gaan we graag live bij onze klanten gaan voorstellen, wij geloven er sterk in dat je live de boodschap nog net iets sterker kan overbrengen.
Bovendien creëren we zo een tweerichtingsverkeer, de klanten kunnen zo direct aangeven wat ze goed vinden of wat ze toch anders zouden aanpakken.
Eenmaal het concept en budget finaal zijn afgeklopt met de klant, Gaan we over naar de productiefase.
Daarbij doen we een beroep op vaste, betrouwbare partners die onze waarden delen en dezelfde kwaliteitslat hanteren. Soms worden zij zelf al in de creatieve fase betrokken, om samen tot een nóg sterker en origineler resultaat te komen.
Ook met de cateraar wordt er idealiter vooraf een tasting ingepland, zodat de klant op voorhand het menu al eens kan proeven.
Gedurende het hele traject houden we de lijntjes kort. We plannen regelmatige statusmeetings met onze klanten om updates te geven en beslissingen te bespreken. Zo blijven zij volledig mee in het verhaal, en kunnen we flexibel schakelen bij last-minute wijzigingen of bijkomende vragen.
Hoe dichter we bij het event komen, hoe meer praktische en productionele zaken er geregeld moeten worden. In samenspraak met alle partners, stellen we steeds een gedetailleerd draaiboek op, zodat iedereen duidelijk weet wat en wanneer er iets van hen verwacht wordt. Ook gaan we even door het draaiboek met de klant, zodat ook zij weten wat er te gebeuren staat.
Op de dag van het event zijn we er van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat. We coördineren alles on site, van de opbouw tot de afwerking. Vaak arriveert de klant ook pas wanneer alles klaar staat en we gereed zijn voor de repetitie. Precies zoals het hoort: volledig zorgeloos.
Tijdens het event zijn wij ook hét aanspreekpunt, zowel voor de klant als voor alle leveranciers. We houden het overzicht, sturen bij waar nodig en zorgen ervoor dat alles vlekkeloos verloopt. Geen detail ontsnapt aan ons oog. Niets wordt aan het toeval overgelaten.
Het traject stopt voor ons niet zodra de lichten doven of de laatste gast vertrekt. In de naloop van het event plannen we dan ook altijd een debrief met de klant én onze partners.
We luisteren naar feedback, evalueren het proces en kijken hoe we in de toekomst nóg beter kunnen samenwerken. Want wij geloven sterk in langetermijnrelaties, en in groeien door te blijven leren.
– Valentine Hoste
Experienced Event whisker
Live marketing gaat niet om simpelweg iets organiseren. Het gaat om het voelen van een merk, het ervaren van een boodschap en het verankeren van een emotie. Want laten we eerlijk zijn: dat is wat echt blijft hangen. En dat is precies waar wij voor staan.
